Logistică, vânzări și aprovizionare
Sistemul logistică asigură suportul pentru activităţile de aprovizionare şi vânzări, având ca funcţii principale:
Aceste funcţii sunt asigurate de modulele CROS – Comenzi Client-Livrări şi CROS Aprovizionare-Recepţie.
CROS pentru procesul de vânzare
Sistemul CROS gestionează complet procesul de vânzare, având funcţii care permit: gestiunea clienţilor, gestiunea nomenclatoarelor de articole şi preţuri, gestiunea contractelor şi comenzilor, procesul de livrare şi facturare.
Modulul CROS Comenzi Clienţi are o serie de funcţii care permit organizarea mult mai bună a procesului de vânzare, lăsând personalul care se ocupă de vânzare să se concentreze asupra funcţiei lor de baza – sa aducă venituri – şi nu asupra problemelor administrative şi logistice.
Prin aplicarea sistemului CROS în partea de vânzări se obţin avantaje importante:
- Disponibilitatea imediată a unor informaţii verificate cu privire la contracte/comenzi, livrări şi facturi, la nivel de sinteză şi de detaliu;
- Creşte eficienţa în vânzări datorită eliberarii personalului de bază implicat în procesul de vânzare, de problemele administrative şi în acelaşi timp, calitatea muncii lor se îmbunătăţeşte;
- Stabilirea preţurilor, programarea livrărilor şi alte procese sensibile se fac controlat, sistemul garantând respectarea procedurilor de lucru;
- Creşte gradul de satisfacţie a clienţilor datorită informaţiei clare şi programării mai bune a livrărilor;
- Scade nivelul stocurilor;
- Se va reduce numărul de comenzi pierdute datorate rupturilor de stoc;
- Adaptarea permanentă la cerinţele pieţei se poate face cu costuri minime, flexibilitatea deosebită a sistemului permitând schimbări rapide în modul de lucru fără constrângeri sau costuri suplimentare mari din partea sistemului informatic.
Principalele funcţii ale subsistemului de vânzări sunt:
Gestionarea datelor despre clienţi:
- Identificarea şi clasificarea clienţilor;
- Puncte de lucru;
- Persoane de contact;
- Date financiare.
Gestiunea nomenclatorului de articole pentru vânzare:
- Posibilitatea de a lucra cu articole stocabile (mărfuri, finite, semifabricate, materiale) sau nestocabile (servicii);
- Definirea de liste de preţuri multiple, cu drepturi de acces la nivel de utilizator;
- Specificarea preţurilor în lei sau în valută;
- Posibilitatea de a stabili intervale de timp pentru valabilitatea unui preţ;
- Posibilitatea de a asocia listele de preţuri unor clienţi;
- Posibilitatea de a defini pentru fiecare listă de preţuri, discount-uri aplicabile, cu drepturi de acces la nivel de utilizator;
- Posibilitatea de a asocia unui client un anumit nivel de discount;
- Se poate asocia unui articol o structura/reţetă în cazul în care acesta este compus din alte articole.
Gestiunea unitară în baza de date a comenzilor/contractelor:
- Posibilitatea gestionării atât a contractelor cadru, cât şi a actelor adiţionale;
- Istoric începând de la cererea de ofertă a clientului ->oferta -> contract cadru -> acte adiţionale -> comenzi client;
- Articolele de livrat / realizat;
- Termene, preţuri, limite de credit pentru livrare, alte condiţii comerciale;
- Consultare bonitate client;
- Consultarea preţurilor şi stocurilor de articole cu posibilitatea de a adăuga rapid în comandă, articolul cu cantitatea dorită;
- Rapoarte cu planul de vânzări / livrări, rezultate din centralizarea comenzilor/contractelor;
- Posibilitatea de a rezerva articole din stoc pentru o anumită comandă;
- Rezervă la cererea utilizatorului articolele disponibile în stoc, necesare pentru o comandă;
- Cantităţile care nu sunt în stoc pot fi transferate imediat către aprovizionare sau dacă este cazul către producţie;
- Este posibil să se lucreze cu structuri de articole; de ex. se comandă un set, se rezervă şi vor fi livrate componentele acestuia;
- La lucrul cu seturi se calculează automat stocul disponibil – câte seturi pot fi compuse cu componentele disponibile în stoc;
- Vânzarea în altă unitate de măsură, diferită de cea în care se ţine stocul;
- Rezervările se diminuează automat odată cu efectuarea livrărilor;
- Cantităţile care nu sunt disponibile imediat se pot înscrie într-o coadă de aşteptare şi vor fi rezervate când vor fi disponibile în ordinea înscrierii lor în coada sau după priorităţi stabilite dinamic de utilizatorul desemnat în acest scop;
- Tabloul de bord a comenzii clientului (cât s-a comandat, cât s-a facturat, cât s-a dispus către livrare, cât s-a livrat, cât s-a rezervat, etc.).
Gestionarea flexibilă a preţurilor de vânzare şi a reducerilor comerciale oferite clienţilor:
- Definirea de reguli pentru generarea unui preţ în funcţie de data comenzii, client, utilizator şi articol. Preţul generat este compus dintr-un preţ de catalog şi un discount faţă de acest preţ, în vederea comunicării corecte cu clientul, dar şi a analizei interne a costurilor cu discounturile acordate;
- De asemenea, există posibilitatea de a stabili drepturi privind discounturile suplimentare care pot fi acordate de utilizatori şi un sistem de aprobare a cererilor utilizatorilor de a vinde cu discounturi peste nivelul maxim la care au ei dreptul;
- Reducerile comerciale se pot acorda în funcţie de mai multe criterii: agent, terţ, unitate contabilă, atribute terţ, atribute articol, carduri de fidelizare, prag valoric şi cantitativ, unitate de masură, utilizator, etc.
Generarea dispoziţiilor de livrare:
- Pe baza cantităţilor rămase de livrat, a rezervărilor şi a stocului disponibil se generează la comanda utilizatorului dispoziţii de livrare;
- Dispoziţia de livrare se transmite prin sistem la cei care trebuie să facă livrarea;
- Condiţionare – livrare pe credit sau după plată. Posibilitatea ca în momentul livrării să se restricţioneze livrarea în funcţie de plată sau în funcţie de credit-ul acordat clientului;
- Se pot introduce în sistem şi dispoziţii de livrare ad-hoc, care nu sunt legate de o comandă introdusă în prealabil;
- Pe perioada de la aprobarea dispoziţiei de livrare şi până la livrare, articolele specificate sunt automat rezervate din stoc pentru a ţine livrările sub controlul celor care au drept să le dispună şi nu al celor care le efectuează.
Emiterea facturilor:
- Generarea facturilor proforme;
- Generarea facturilor în avans (procentual sau valoric);
- Generarea facturilor de marfă cu posibilitatea de stornare a avansurilor dacă acestea există;
- Posibilitatea de generare a facturilor către un terţ, iar livrarea către alt terţ;
- Pe baza datelor din comenzi, din avize de expediţie/dispoziţii de livrare sau ad-hoc;
- Preţul se stabileşte automat, prin preluare din comandă sau pe baza regulilor stabilite la definirea listelor de preţuri;
- Dacă la definirea listelor de preţuri s-a stabilit că utilizatorul are drept să acorde discount sau să negocieze preţul într-un anumit interval se verifică automat dacă aceste reguli sunt respectate;
- Sistemul se poate folosi şi cu livrare pe bază de factură (fără aviz de expediţie);
- În funcţie de configurare, este posibil ca dispoziţiile de livrare să fie generate din factură, eventual cu detaliere pe baza unei structuri de articol predefinit (se facturează set şi se livrează componente) sau gestiunea stocurilor şi a livrărilor se face în alta unitate de masură decât cea facturată;
- La fiecare factură se poate specifica un scont (de ex. -5% dacă plata se face în 10 zile), care se aplică automat la încasare dacă este cazul;
- Se pot emite şi facturi de export, înregistrate în valută;
- Daca este cazul se poate opera şi încasarea, direct, odată cu emiterea facturii (cecuri, numerar, etc.);
- Se gestionează seriile de factură şi sistemul acordă automat numerele facturilor;
- Sunt disponibile diferite formate de listare a facturii (A4, A5, cu discount imprimat pe linie separată sau nu, etc.).
Integrat cu modulul de contabilitate generală şi cu modulul de încasări şi plăţi:
- La emiterea facturilor acestea sunt imediat înscrise în soldul clientului, în jurnalul de vânzări şi în contabilitate (după reguli prestabilite; la venituri, creanţe şi TVA);
- Scadenţa facturilor se stabileşte automat după reguli prestabilite;
- La livrare se generează automat înregistrarile contabile: se stabileşte preţul de ieşire din gestiune, se stabilesc contul de cheltuială şi analiticele după reguli prestabilite, se generează înregistrări pentru alte cheltuieli financiare care pot apare la momentul livrării (de ex. nedeductibilitate în cazul în care se vinde sub preţul de intrare, donaţii, etc.);
- Rapoarte legate de procesul de vânzare (comenzi / facturi / livrări).
CROS pentru procesul de aprovizionare
Sistemul CROS gestionează complet procesul de aprovizionare, având funcţii pentru: gestiunea furnizorilor şi a datelor despre articolele furnizate de aceştia, preluarea şi centralizarea cerinţelor din organizaţie, procesul de aprobare a cerinţelor, procesul de selecţie al furnizorului şi elaborarea comenzilor de aprovizionare, recepţia şi urmărirea financiară a relaţiei cu furnizorii.
Cu modulul CROS AP activitatea de aprovizionare se desfaşoară mult mai eficient, ceea ce are un mare impact pozitiv asupra tuturor celorlalte funcţii din organizaţie.
Avantajele aplicării CROS în partea de aprovizionare sunt:
- Disponibilitatea imediată a unor informaţii verificate cu privire la aprovizionare şi stocuri, la nivel de sinteză şi de detaliu;
- Creşte eficienţa aprovizionării datorită eliberării personalului de bază din cadrul organizaţiei de problemele administrative; în acelaşi timp calitatea muncii lor se îmbunătăţeşte;
- Selectarea furnizorului, emiterea comenzilor de aprovizionare şi recepţia se fac controlat, sistemul garantând respectarea procedurilor de lucru;
- Scade nivelul stocurilor.
Principalele funcţii ale modulului CROS – Aprovizionare sunt:
Gestiunea nomenclatorului de articole, pentru care se face aprovizionarea:
- Pentru fiecare articol se poate specifica lista furnizorilor, pentru fiecare dintre aceştia specificându-se în sistem condiţiile oferite;
- Se pot defini unităţi de masură specifice fiecarui furnizor, diferite de unitatea de masură în care sunt exprimate stocurile;
- Condiţiile pentru import (taxe vamale, etc.);
- Pentru fiecare articol se pot defini niveluri de stoc minim şi maxim.
Gestiunea datelor despre furnizori:
- Identificarea şi clasificarea furnizorilor;
- Lista de articole posibil de furnizat şi condiţiile oferite;
- Condiţiile comerciale oferite;
- Oferte primite.
Preluarea şi centralizarea cerinţelor din interiorul organizaţiei:
- În sistem se preiau referate de necesitate / dispoziţii de aprovizionare de la cei care au nevoie de diferite articole în cadrul organizaţiei, pentru vânzare, producţie sau alte situaţii;
- Cerinţele sunt clasificate şi centralizate;
- Se poate defini un proces de aprobare al cerinţelor;
- Opţional se poate specifica un furnizor preferat de către cel care a cerut aprovizionarea.
Evaluarea furnizorilor:
- În sistem se pot defini dinamic criterii de evaluare;
- Pentru fiecare articol este posibil să se introducă în sistem, note pentru fiecare furnizor;
- Notele pot fi introduse de diferite compartimente, cu referire explicită la articol şi furnizor sau cu referire la un anumit articol consumat;
- Sistemul permite stabilirea de ponderi pentru criteriile de evaluare.
Asistenţa pentru selectarea furnizorului:
- Cantităţile centralizate din dispoziţiile de aprovizionare sunt disponibile într-un ecran cu mai multe posibilităţi de interogare şi detaliere;
- Pentru fiecare articol sistemul propune un furnizor pe baza unor criterii predefinite: cel mai ieftin, cel cu livrarea cea mai rapidă, cel cu o prioritate stabilită în sistem;
- Dacă în sistem se introduc note pe criterii de evaluare pentru furnizori este posibil să se selecteze furnizorul pe baza acestor note şi a unor ponderi adaptate situaţiei.
Emiterea şi urmărirea comenzilor de aprovizionare:
- Comenzile pot fi generate pe baza dispoziţiilor de aprovizionare sau pot fi introduse direct;
- Opţional se poate folosi confirmarea de comandă primită de la furnizor, care poate actualiza conţinutul comenzii.
Recepţia:
- Există trei niveluri de validare a recepţiei: cantitativ, valoric şi calitativ;
- Costul de intrare în gestiune se calculează automat;
- Sunt luate în calcul discount-uri acordate de furnizor, facturi de transport / asigurare, diferenţe din rotunjiri faţă de factura furnizorului;
- Sistemul are funcţii pentru recepţia articolelor din import;
- La import se calculează corect costul de intrare în gestiune, ţinând cont de reglementarile vamale şi de cursurile pentru diferitele valori luate în considerare, care pot avea fiecare asociată o valută diferită (transport, asigurare, etc.);
- Se face verificare pentru încadrarea în cantităţile comandate;
- Se pot defini liste de articole înlocuitoare, care sunt acceptate la recepţie în locul celor comandate;
- Se poate asocia articolelor un cod de lot sau un numar de serie;
- Există funcţii speciale pentru lucrul cu antrepozit.
Integrat cu modulul de contabilitate generală şi cu modulul de încasări şi plăţi:
- La recepţie, facturile furnizorului sunt imediat înscrise în soldul acestuia, în jurnalul de cumpărări şi în contabilitate (după reguli prestabilite, la stocuri, cheltuieli, creanţe şi TVA);
- Scadenţa facturilor se stabileşte automat după reguli prestabilite.
Rapoarte legate de procesul de aprovizionare (comenzi / facturi / recepţii).
Sistemul CROS are în componenţă un model generic de gestiune a stocurilor, accesibil din toate modulele care pot opera cu stocuri, cum sunt: CROS Comenzi Client şi CROS Aprovizionare.
Principalele funcţii ale sistemului CROS referitoare la stocuri sunt:
Urmărirea stocurilor la niveluri multiple:
- La nivel de unitate / subunitate cu balanţa proprie;
- La nivel de gestiune, cu posibilitatea de a defini ierarhii de gestiuni pe oricâte niveluri;
- În cadrul gestiunilor se poate opta pentru urmărirea la nivel de locaţie fizică.
Urmărirea transparentă după mai multe criterii a stocurilor:
- Nu este necesară definirea unor coduri de articol diferite pentru a urmări acelaşi articol intrat în stoc cu preţuri diferite, sistemul rezolvând transparent gestiunea pentru fiecare preţ;
- Este posibilă urmarirea pe loturi a stocurilor, cu evidenţa distinctă pe fiecare lot şi cu asigurarea trasabilităţii;
- Este posibilă urmărirea stocurilor după un număr de serie.
Calculul automat al costului la ieşirile din gestiune:
- Metoda de calcul este selectabilă la nivel de gestiune;
- FIFO;
- LIFO;
- Preţ prestabilit;
- CMP cu actualizare după fiecare mişcare;
- CMP cu recalculare la finalul lunii.
Informaţii şi rapoarte în timp real:
- Liste de stoc la diferite niveluri;
- Balanţa stocuri;
- Fişă de magazie.
Transferuri între gestiuni, inventarieri şi ajustări de stoc:
- Transferuri între gestiuni, cu generarea automată a operaţiilor corespunzătoare în contabilitate după reguli prestabilite;
- La transferul între gestiuni aflate în două subunităţi, fiecare cu balanţă proprie, se generează transparent înregistrarile contabile necesare în evidenţa fiecarei subunităţi;
- Sistemul are funcţii pentru inventarierea stocurilor, inclusiv la inventariere prin sondaj dupa metoda ABC (inventariere cu frecvenţă depinzând de ponderea valoric a articolelor);
- Plusurile şi lipsurile se operează controlat, prin documente, cu specificarea cauzelor.